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報表與儀表板是每位主管在每天管理公司營運的重要工具。企業儀表板最大特色在於,其借助分析工具及預建模組資料,俾使公司不同階層的主管,都可透過直覺式,一目瞭然所有主要管理指標,以便從第1個畫面,便能快速得知企業整體營運狀況,包括危機管理、銷售管理、產品管理、財務管理、庫存管理、客戶關係管理、績效評估乃至現場戰情中心等分析模組,通常都是儀表板所能支援的基本管理功能,而使用者亦可藉由這些基本模組,從而衍生出排名分析、機動差異分析、動態帳齡分析、財務樹狀分析、80/20分析、客戶ABC級分析、地區差異分析、趨勢分析以及品質差異分析等進階應用。
透過系統設定,針對每個重要企業角色(CEO、CFO、COO、CIO、Sales VP…)制定一頁式管理報表,每日監控公司重要績效指標,遇有重大差異則可直接檢視每一筆實際交易訊息,即時掌控訊息並隨時動態調整。以CFO為例,今天CFO的職責已經從過往的財務記帳與管理轉移到規劃企業成長戰略、銷售策略,甚至是公司資源規劃如何分配。對於CFO而言需要對該企業全盤的了解與掌握方可扮演好這個決策性的角色。那究竟每位CFO應該常要觀察哪些重要指標以全盤掌握公司狀態呢? 基本上應必備以下重要的商業智能儀表盤。
如:前一天結束的合約、即將到期的合約、季度銷售目標的進展情況、銷售量是上升了還是下降了、針對市場、行業和產品線的變化…等等,事實證明,即早發現預測銷售趨可以即早調整公司銷售方向及行動方案。短期無利可圖的折扣會迅速演變成長期的利潤流失,進而成為企業發展需要面對的主要問題。
生產成本、製程狀況的儀表盤。這類型的儀表板可以幫助企業快速檢測料工費有無偏離正常軌道,快速捕捉異常波動,同時及時追溯問題的根源。如: 總成本與預算的差異、資源成本的變化、原材料成本的變化、今年的成本有沒有上升、製程缺料、表當前的成本降低計劃是否有效…等等時刻保持警惕,把成本與服務客戶放在首位,這有助於保持創新性思維,以頭腦風暴的方式降低成本。如果沒有這些步驟,許多工作都很難維護。讓專門的高管負責監督,才能讓公司掌握更多細節,保證所有戰略的平穩運行。
如:緊跟營收目標和毛利率的進度、收入目標的進展情況、營收目標的任何偏離 / 前十大客戶 / 前五大產品、利潤率差異的來源…等等密切關註客戶的帳戶信息,特別是高利潤客戶的帳戶。對於那些疑似正在考慮離開的客戶賬戶做標記,然後立即把問題通知到銷售和/或賬戶管理團隊,讓他們主動聯系客戶。如果能挽回一個正在猶豫的客戶,為其所付出的努力都會體現在豐厚的利潤中。此外,CFO要時刻清楚公司手頭有多少現金,了解現金儲備的靈活性,這有助於他們在制定戰略決策時同樣靈活。如果CFO清楚知道資金的風險所在,才能更好地制定明智的投資、戰略和創新決策。
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